Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metni
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) m.10 uyarınca, İK Asistanı panelinde işlenen kişisel veriler hakkında çalışanları ve panel kullanıcılarını bilgilendirmek için hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu ve veri işleyen
Veri sorumlusu, paneli kullanan işveren şirkettir. Paneli kuran ve işleten danışman, işveren adına ve onun talimatıyla veri işleyen sıfatıyla hareket eder (KVKK m.12/2). Taraflar arasındaki ilişki yazılı veri işleme sözleşmesiyle düzenlenir.
2. İşlenen kişisel veriler
- Kimlik: ad, soyad, T.C. kimlik numarası (veritabanında şifreli tutulur; hesaplamalarda yalnız anahtarlı bir özet kullanılır).
- Çalışma kayıtları: giriş-çıkış (kart) kayıtları, departman, çalışma düzeni, izin ve rapor günleri.
- Bordro bilgileri: SGK prim günü, kazanç ve kesinti kalemleri, fazla mesai ödemeleri.
- Panel kullanıcıları: hesap adı, rol, şifre özeti, iki aşamalı doğrulama bilgisi, giriş ve işlem kayıtları (zaman, işlem türü, IP adresi).
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Veriler; fazla çalışmanın mevzuata uygun tespiti, fazla mesai ödemelerinin bordroya doğru yansıyıp yansımadığının kontrolü, yıllık izin kayıtlarının tutulması ve işverenin yasal yükümlülüklerinin (4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler, 5510 sayılı Kanun) yerine getirilmesi amacıyla işlenir. Hukuki sebepler: kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (KVKK m.5/2-a, ç), iş sözleşmesinin ifası (m.5/2-c) ve panel güvenliği için veri sorumlusunun meşru menfaati (m.5/2-f).
4. Aktarım
Kişisel veriler üçüncü kişilere ve yurt dışına aktarılmaz. Panel, işverenin bilgi işlem ortamında çalışır. İsteğe bağlı aylık özet için yapay zekâ hizmetine yalnız firma geneli toplamlar ve takma kodlar gönderilir; ad, T.C. kimlik numarası ve kişi bazlı tutar gönderilmez, gönderim öncesi otomatik taramayla engellenir.
5. Saklama süresi
Yüklenen ham dosyalar ve satırları, ait olduğu ayın bitiminden 3 ay sonra silinir. Hesaplanmış (mühürlü) sonuçlar, izin defteri ve işlem kayıtları 2 yıl saklanır, süre sonunda silinir. Silmeler işlem kaydına yazılır.
6. Güvenlik önlemleri
Panele yalnız işverenin yetkilendirdiği kullanıcılar, kişisel hesap ve şifreyle erişir; danışman hesabında iki aşamalı doğrulama zorunludur. T.C. kimlik numaraları şifreli saklanır; şifreleme anahtarları veri ve yedeklerden ayrı tutulur. İşlem kaydı yalnız eklenebilir ve değişiklikler bütünlük denetimiyle saptanır.
7. Haklarınız
KVKK m.11 uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işleme amacını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini isteme, itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı işverenin insan kaynakları birimine yazılı olarak iletebilirsiniz; başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.